„25 % Zeitersparnis in der Buchhaltung durch schnellere Belegkontrollen und weniger Rückfragen.”

Herausforderung: Manuelle Prozesse und fehlende Übersicht

Früher musste der Empfänger postalischer Kreditkartenabrechnungen die Briefe einscannen und für die digitale Verarbeitung weiterleiten. Mehrere Mitarbeiter einer Abteilung nutzten eine einzelne physische Firmenkreditkarte. Die Belege reichten sie bei Vorgesetzten zur Freigabe ein. Daher gestaltete sich die Suche nach fehlenden Belegen extrem aufwendig.

Ebenso waren die Formulare zur Reisekostenabrechnung oft fehlerhaft. Angaben zur bewirteten Person wurden unvollständig oder Berechnungen zu Verpflegungsmehraufwendungen falsch eingetragen.

Lösung: Implementierung von Pliant und Circula sowie deren Partnerintegration

„Die Übersichtlichkeit und Transparenz, wo sich Belege gerade befinden oder wo welche fehlen, ist ganz klar ein Vorteil bei Circula und Pliant. Der Freigabeprozess von Reisekosten und von Kreditkartenzahlungen ist komplett in einem Portal abgebildet”, berichtet A. Sander.

Die doctari group hat sehr gute Erfahrungen mit den automatischen Benachrichtigungen in der Pliant App gesammelt. Dank der Erinnerungsfunktion erhalten Mitarbeiter mit fehlenden Belegen und offenen To-dos eine E-Mail. Außerdem hat sich die interne Kommunikation in die Pliant App verlagert: „Wir nutzen innerhalb der Pliant App die Kommentarfunktion und müssen nicht nochmal per E-Mail kommunizieren”, sagt A. Sander.

Ergebnis: Erhöhte Schnelligkeit, Transparenz und Sicherheit in der Buchhaltung der doctari group

Durch die Apps von Pliant und Circula sowie deren Partnerintegration profitieren A. Sander und sein Team aus sechs Mitarbeitern von einer Zeitersparnis von 25 Prozent.