“Mit Pliant umgehen wir Vorgänge, die sonst mehrere Wochen gedauert haben.“

Herausforderung: Von einer CEO-Karte zu hunderten Firmenkreditkarten

Früher lief alles über den Geschäftsführer Raffael Johnen, der als einziger im Unternehmen eine Kreditkarte besaß. Diese musste er jedes Mal an andere Abteilungen weitergeben, um Käufe abwickeln zu können. Die größte Herausforderung war der Zeitaufwand für die Beschaffung und Verwaltung von Kreditkarten, bei der steigenden Anzahl von Nutzern und Transaktionen. Das Drama startete und endete immer in der Buchhaltung. Angefangen bei der Beschaffung einer Firmenkreditkarte für einzelne Mitarbeiter, bis zur akribischen Belegsammlung. Als Backoffice den Mitarbeitern möglichst schnell Karten zur Verfügung zu stellen, wäre eine Sisyphusarbeit gewesen und sorgte für reichlich Kopfschmerzen bei den Zuständigen.

Bis dato war es bei auxmoney erforderlich, für jede neue Kreditkarte ein Formular bei der Hausbank auszufüllen. „Die Prozesse der Banken sind heutzutage immer noch langwierig und zäh“, stellt Malte Rau, CEO und Co-Gründer von Pliant, fest. Der Buchhaltung wird es erschwert, zügig handeln zu dürfen und das Resultat: Es wird kostbare Zeit verschenkt - oft mehrere Wochen. Hinzu komme, dass es sich bei den traditionellen Angeboten vorwiegend um herkömmliche Standardlimits handele. Diese können nur mit weiterem Kontakt zur Bank angepasst werden.

Lösung: Eine App, die sich nahtlos in bestehende Finanzprozesse einfügt

Die Pliant App half dem Unternehmen, die Dokumentation von Mitarbeiterausgaben zu vereinfachen. Aber nicht nur das Aufbewahren und Sichten der Belege wurde optimiert, sondern auch die gesamte Verwaltung der einzelnen Kreditkarten vollständig digitalisiert. Per Klick lassen sich von Verantwortlichen selber Karten erstellen sowie Limits flexibel festlegen und auch wieder ändern. Alles in Echtzeit.
Den Befugten fehlte bislang der Zugriff auf Live-Transaktionsdaten. Dieser Prozess hat sich mit dem Dashboard von Pliant erheblich verändert. Fortan könnten Quittungen ganz einfach in der mobilen App hochgeladen oder an ein Email-Postfach weitergeleitet werden, sodass es keiner weiteren Interaktion bedarf. In der Vergangenheit war die Belegsammlung eine große Belastung für das Finanzinstitut. Mit Hilfe von Pliant ist auxmoney jetzt in der Lage, die Karten eigenverantwortlich zu verwalten. Es ist ebenfalls nicht mehr notwendig, für jede Karte ein Konto anzulegen. Die Anwendung bewirkt, dass die Ausgabe der Karten und das Verwalten von Limits in Echtzeit stattfinden.

Zudem integriert sich die Kreditkartenlösung einfach in bestehende Finanz- und Buchhaltungssoftware. Den Kreditgeber überzeugte, dass alle relevanten Daten aus der App exportiert werden können. Viele Unternehmen hätten Angst etwas an ihrer bestehenden Finanzstruktur zu ändern und mit Pliant musste auxmoney das nicht.

Ergebnis: Aus der Abhängigkeit von der Hausbank zur eigenen digitalen Bank

Aktuell wickelt auxmoney knapp 1000 Transaktionen pro Monat ab und hat mehr als 300 Kreditkarten generiert. Diese Zahlen wären, laut internen Angaben, mit der bisherigen Abwicklung unmöglich gewesen.

Bei dem Kreditgeber bezahlen Mitarbeiter Bücher, besonderes Büromaterial, Reisen und vieles mehr, jetzt selbst. Dadurch ist der Zentralbereich der Organisation mit deutlich weniger kleinteiligen Bestellvorgängen und Überweisungen beschäftigt. Auch das Verfolgen der Belege konnte minimiert werden. Vor der Nutzung von Pliant wurden nur 60 Prozent der Rechnungen von den Käufern weitergegeben, die übrigen 40 Prozent mussten mühsam gesucht und zusammengetragen werden.