Ratgeber

Unternehmen strukturieren und automatisieren – mit digitalisierter Briefpost

Mit pliant kennen Sie die Vorteile eines vollständig digitalen Kartenmanagements bereits. Die Digitalisierung von Prozessen hört bei Zahlungen mit virtuellen Kreditkarten samt individuellen Limits auf Knopfdruck jedoch nicht auf. In Zeiten von Remote Work, Home Office oder Coworking Spaces sowie dem digitalen Nomadenleben, wird auch die digitalisierte Briefpost ein zunehmend größeres Thema.

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Der Zugang zur eigenen Briefpost ist kompliziert. Es ist unvermeidlich, dass Teile der Korrespondenz via Brief ablaufen – unabhängig davon, ob erwünscht oder nicht. Bis man die Post vor Ort allerdings einsieht, kann es dauern. Im nächsten Schritt steht dann die Administration an und meist der Griff zum Aktenordner oder Scanner – umständlich und zeitfressend. Wenn Sie darüber hinaus das Ordnungssystem ohne Register nicht übersichtlich genug gestaltet haben, kostet es zusätzliche Zeit, die entsprechenden Unterlagen zu finden. Auch wenn Sie mit eigenen Fotos oder Scans Ihrer Dokumente arbeiten, bleibt eine Herausforderung: Sie benötigen ein digitales Ordnungssystem, das sich bestenfalls nach bestimmten Stichwörtern durchsuchen lässt.

Wie ortsunabhängigen Zugriff zur Briefpost erhalten?

Analoge oder auch teilweise digitalisierte Prozesse zur Ordnung von Briefpost kosten Zeit und Nerven – und sind zusätzlich äußerst fehleranfällig. Die Lösung: Anbieter zur Digitalisierung der Briefpost für uneingeschränkten und effizienten Zugriff von überall. Besonders einfach gelingt dies mit CAYA.

Bei der Nutzung von CAYA wird Ihre Briefpost an eines von mehreren Scanzentren in Kooperation mit der Deutschen Post und der PIN AG weitergeleitet. Dort werden Ihre Briefe in einem hochautomatisierten, ISO-zertifizierten Prozess digitalisiert und stehen Ihnen im Anschluss tagesaktuell in einer einem E-Mail-Postfach ähnlichen Umgebung zur Verfügung: der CAYA Document Cloud. Ihre eingehende Post können Sie dann über den Browser oder innerhalb der CAYA-App einsehen und bearbeiten.

Dokumentenmanagement: Digitalisierte Briefpost auf Schlüsselwörter durchsuchen

Wenn Sie einen Anbieter zur Digitalisierung Ihrer Briefpost nutzen, können Sie nicht nur Ihre eingehende Post verwalten, sondern teils auch eigene Dokumente hochladen oder über einen integrierten PDF-Editor weiter bearbeiten. Auf diese Weise kann Ihr eigenes Dokumentenmanagement an einer zentralen Stelle gebündelt und der digitale Posteingang als DMS (document management system) genutzt werden.

Je nach Anbieter ermöglicht Ihnen Ihr digitaler Posteingang auch, Unterlagen über die Volltextsuche zu durchsuchen und wiederzufinden. Dank Texterkennung kann das gesamte E-Mail-Archiv nach in der empfangenen Post enthaltenen Stichworten durchsucht werden.

Das digitale Postfach universell nutzen

Wenn Sie Ihr Postfach mit dem Marktführer CAYA digitalisieren, stehen Ihnen weitere praktische Funktionen zur Verfügung. So werden Ihre Dokumente bei der Nutzung des digitalen Posteingangs automatisch durch Tags verschlagwortet. Gescannte und hochgeladene Unterlagen werden ausgelesen und automatisch mit Schlagworten versehen, wobei sich deren Bezeichnung aus dem von der Künstlichen Intelligenz (KI) ausgewerteten Inhalt ergibt. Eine hochgeladene Rechnung wird zum Beispiel automatisch als Rechnung getaggt. Wenn Sie also alle Rechnungen des vergangenen Jahres suchen möchten, können Sie diese innerhalb von Sekunden ganz einfach unter dem Label „Rechnung” finden.

Anbieterauswahl zur Digitalisierung der Briefpost – worauf achten?

  • Großer Kundenstamm: Signal für umfangreiche Erfahrung und etablierte Prozesse des Anbieters

  • Unabhängigkeit: Briefpost von mehreren Postunternehmen sollte digitalisiert werden (nicht nur Deutsche Post)

  • Vertrag zur Auftragsverarbeitung sollte vorliegen: Diese Vereinbarung ist verpflichtend

  • Bearbeitungszeit: Ein Scanprozess inkl. digitaler Bereitstellung sollte nicht länger als 24 Stunden dauern; Service Level Agreements und Same Day Scanning sollten vertraglich festgehalten werden können

  • Archivierungsablauf: Physische Dokumente sollten für einen vorab definierten Zeitraum aufbewahrt werden; In dieser Zeit kann der Kunde entscheiden, ob die Dokumente im Original zugeschickt werden sollen oder ob sie datenschutzkonform vernichtet werden

  • Automatisierungen weiterer Prozesse sollten möglich sein

  • Zertifikate: Zertifizierungen nach ISO 9001, ISO 27001 oder den GoBD-Prinzipien signalisieren Vertrauenswürdigkeit.

Prozessautomatisierungen realisieren

Einige Anbieter zur Digitalisierung der Briefpost ermöglichen es, dass über Schnittstellen andere Tools angebunden werden können. So lassen sich die in der Prozesskette nach dem Posteingang stattfindenden Prozessschritte automatisieren.

Durch verschiedene Integrationen zu Buchhaltungstools ist es zum Beispiel für CAYA-Nutzer möglich, Buchhaltungssoftware wie CANDIS oder DATEV zu verknüpfen. Informationen aus ausgelesenen Briefen, wie etwa Rechnungsdaten, können so automatisch in entsprechende Masken der Tools übertragen werden. Anschließend müssen Sie die Informationen nur noch überprüfen – Rechnungsdaten von Hand einzugeben, ist nicht mehr nötig.

Übrigens: CAYA hat einen unabhängigen Ratgeber zur Auswahl von Buchhaltungssoftware-Anbietern erstellt. Dieser berücksichtigt nicht nur relevante Kriterien zur Auswahl, sondern behandelt auch ausführlich wichtige Schritte, die bei Einführung oder einem Wechsel der Buchhaltungssoftware in Betracht gezogen werden sollten.

Kurzum: Digitalisierte Briefpost verschafft Ihnen mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Wenn Ihnen der ortsunabhängige Zugriff auf Ihre Dokumente wichtig ist und Sie vielleicht sogar Ihre Prozesse durch Schnittstellen automatisieren wollen, sollten Sie die Anschaffung eines digitalen Posteingangs prüfen.

Dies ist ein Gastartikel von CAYA

Mit dem digitalen Briefkasten von CAYA empfangen Sie Ihre tägliche Briefpost online. In der CAYA Document Cloud verwalten und bearbeiten Sie Ihre Dokumente an einem Ort. Einfach, verlässlich, effizient. Mit über 20.000 Kunden und einer Bewertung von 4,7 / 5 ★ ist CAYA der führende Anbieter in Deutschland.